Selecteer een pagina

UBO-verklaringen volautomatisch opstellen

Het opstellen van UBO-verklaringen kost vaak veel tijd. De Ultimate Benificial Owner (UBO) wordt bij de meeste bedrijven nu nog handmatig verwerkt in een UBO-verklaring. Deze verklaring mag de klant vervolgens handmatig ondertekenen.  Dit proces is niet alleen tijdrovend en foutgevoelig, maar het is ook repetitief werk met weinig uitdaging. Daarom heeft Onlinecontracteren.nl voor dit proces een kant-en-klare tool ontwikkeld: UBO-X.

Ubo('s) bepalen

Ubo verklaring opstellen

Tekenbevoegde(n) bepalen

Digitaal ondertekenen

Logging en monitoring

Hoe werkt het?

UBO-X maakt gebruikt van Robotic Process Automation en haalt de informatie die nodig is voor een UBO-verklaring uit de Company.info-database. Denk hierbij aan uittreksels uit het Handelsregister, de UBO-check en controle van de UBO’s op Media, PEP- en Sanctielijsten. Alle benodigde data voor het opstellen van een UBO-verklaring wordt volledig automatisch bij elkaar gebracht in de UBO-verklaring. Zo kan UBO-X duizenden UBO-verklaringen opstellen zonder menselijke tussenkomst. 

Digitale handtekening

Nadat de verklaring is opgesteld, ontvangt de klant een e-mail in de huisstijl van het bedrijf dat de UBO-verklaring nodig heeft. In deze e-mail staat een link naar een persoonlijke pagina met daarop de UBO-verklaring.

Is de klant akkoord met de inhoud? UBO-X geeft dan aan wie de tekenbevoegde(n) is/zijn. Zij kunnen het formulier digitaal ondertekenen en zichzelf daarbij verifiëren met iDIN.

Is de klant niet akkoord met de voorgestelde UBO’s? Dan geeft die zelf de UBO’s aan. UBO-X stelt direct en automatisch een nieuwe verklaring op dat de klant digitaal ondertekent.

Na ondertekening krijgt de klant in zijn mailbox een PDF met het ondertekende formulier voor zijn eigen administratie.

Monitoring, controles en volledige logging

  • Medewerkers kunnen de voortgang van de UBO-verklaringen gemakkelijk online monitoren.
  • UBO-X voert op de achtergrond allerlei controles uit, zoals het matchen van de geboortedatum van de persoon die tekent met de geboortedatum op het uittreksel uit het Handelsregister.
  • Alle stappen worden gelogd, ook de wijzigingen die de klant of een medewerker doorvoert. Zo kan dus altijd worden nagegaan wie welke wijzigingen wanneer heeft aangebracht.

UBO-X in het kort

Aanbod UBO-X

  • Vaste kosten per UBO-verklaring.
  • Tegoed vooraf inkopen.
  • Eenmalige opstartkosten
  • UBO’s kunnen alleen bepaald worden voor organisaties met een Nederlands KvK-nummer.
  • Teksten op website, in e-mails en op UBO-verklaring aanpasbaar.  
  • Hosting in de Cloud bij Transip of hosting op eigen server.
  • UBO-X is makkelijk aanpasbaar voor uw specifieke wensen.
  • Geen belasting voor uw ICT-afdeling.
  • Werkbaar circa 2 weken na getekende overeenkomst.
  • Software as a Service (SaaS)

Bespaar tijd, maak UBO-verklaringen leuk

Ook zo veel tijd kwijt met UBO-verklaringen? Automatiseer dan direct de saaie, herhalende handelingen voor het opstellen van een UBO-verklaring.

Geïnteresseerd? Bel direct Frans Kloosterman op +31 6 206 11 060 of neem contact op:

6 + 4 =

Partners